Du er her: Forside -> Markedsføring - > 7 tips for å få mottaker til å lese e-posten din

7 tips for å få mottaker til å lese e-posten din

Slik får du mottaker til å både lese og svare på e-posten din.

 

Hva er poenget med å sende e-poster om du ikke klarer fange mottakerens oppmerksomhet? Les våre tips for å lykkes bedre med å nå frem med ditt budskap. 

Leser mottaker e-posten du sender han/henne? Fanger du oppmerksomheten til vedkommende? 

Enten du sender e-post til en bekjent, kollega, organisasjon, kunde eller potensiell kunde, ønsker du alltid at mottakeren skal få med seg det du skriver. Ofte ønsker du også et svar. Langt fra alltid oppnår du dette. Ingen av oss gjør det. Men hvorfor lykkes noen bedre enn andre? Her er 7 tips for å lykkes bedre med e-posten du skriver.

1. Tenk over hva som fanger din oppmerksomhet

Se gjennom din egen e-postkonto. Hva har du besvart? Hva har du ikke besvart? Hva har du ikke engang lest? Hva fanger oppmerksomheten din? Navn til avsender? Emnefeltet? Innholdet? Lengde på innholdet? Det som fanger oppmerksomheten din, fanger nok oppmerksomheten til de du sender til også.  

2. Emnefeltet

Emnet, eller subjektet, er i likhet med navnet på avsender, det som mottaker ser først. Med mindre du ønsker å bytte navn, er emnet det du kan forbedre. Vær konkret og gi avsender en idé om hva e-posten innholder. Ikke bare skriv "Møte", skriv "Møte torsdag kl 10.00" dersom det er en møteinnkallelse du sender. Er det et forslag, skriv det. Er det et forslag og du forventer svar, skriv "Foreslår møte torsdag kl 10.00 - behøver din bekreftelse". Er det kun ett spørsmål du lurer på uten at du behøver å forklare noe mer, kan du skrive kun dette i emnefeltet og la resten av eposten være tom.

3. Konkret

Lange e-poster blir lett lagt til side av mottaker. Korte e-poster kan ofte besvares kort og raskt. Etter en eller to innledende setninger, gå rett på sak, til grunnen til at du sender e-posten. Etter du har skrevet ferdig e-posten, les gjennom og se hvilke ord du kan fjerne. Alle ord som ikke tilfører meldingen noen merverdi, taes bort. I noen tilfeller kan det være effektivt å være uformell/ ha et muntlig språk, men ikke la dette gå på bekostning av lengden på innholdet du skriver.

4. Send flere e-poster

Har du flere spørsmål til samme mottaker? Dersom det dreier seg om ulike temaer eller du forventer at mottaker trenger mer tid på noen av spørsmålene dine, del opp og send vedkommende flere e-poster. Da gir du mottaker anledning til å besvare spørsmålene så raskt vedkommende har mulighet, istedenfor å vente til vedkommende har svar på alt. Det er anbefalt at du informerer mottaker om at du benytter denne arbeidsmetoden. Hvis ikke kan det fort bli oppfattet merkelig at det kommer flere e-poster fra deg rett etter hverandre.

5. Tydeliggjør det du vil ha svar på

Lag et eget avsnitt helt til slutt i e-posten du sender, som avsluttes med et spørsmålstegn. At spørsmålet får stå alene og til slutt, viser hva du vil ha svar på og ikke minst at du ønsker et svar. Mange skumleser e-postene de mottar, og da er det som regel det som står først og sist som blir lagt merke til.

6. Skriv riktig

At du blir oppfattet seriøst, krever godt språk, riktig grammatikk og nøyaktig tegnsetting. Bruk stor forbokstav der du skal ha det og ikke andre steder. BRUK AV STORE BOKSTAVER SER SKRIKENDE UT. Det samme gjør overdrivelse av utropstegn!!!! Bruk så få utropstegn som mulig og aldri mer enn ett av gangen.

7. Vær høflig

Vi har i de forrige punktene her bedt deg være kortfattet og konkret. Samtidig skal du være høflig og ikke for streng. Er man tydelig og kortfattet, kan dette dessverre også fremstå som om du er streng. Da kan det være på sin plass med enten en innledende og/eller en avsluttende, hyggelig setning. Mange mener at smilefjes er en risikosport. Min mening er at du kan benytte det i denne siste setningen, dersom resten av e-posten fremstår med faglig tyngde og seriøsitet :)